就職活動や入試、業務上で必要な返信封筒について、あなたも一度は考えたことがあるかと思います。
どのタイプの封筒が適切か迷う方も多いですが、一般的には白色や茶色の封筒が選ばれます。
では、適切なサイズはどれでしょうか?
ここで詳しく説明します。
返信用封筒の基本とは?
返信封筒とは特別なタイプが存在するわけではなく、通常の封筒を使います。
これは、事前に相手に返送してもらうために用意された封筒のことで、差出人の住所と名前が記載され、通常は切手も貼られています。
返信用封筒を同封する理由
返信封筒を同封する主な理由は二つあります。
1. 相手の手間を省くため
2. 送付ミスを防ぐため
返信封筒を用意することで、相手に迅速かつ確実に書類を返送してもらうことを目的としています。
返信封筒の色やサイズについて
返信封筒には様々な色やサイズがありますが、どの封筒が返信用に適しているかを考慮する必要があります。
選択すべき封筒のカラー
ビジネス文書には、一般的に白や茶色の封筒が好まれます。
それぞれの色が適する場面について説明します。
白色の封筒は、通常、書類提出時に用いられることが多いです。
これには、個人的な手紙や申込書などが含まれます。
対照的に、茶色の封筒はビジネス関連の書類や事務用文書に使用されることが一般的です。
たとえば、請求書や領収書などがそれに該当します。
白い封筒は清潔感があり、視覚的にも良い印象を与えるため、書類送付に特に適しています。
また、「履歴書在中」などの文字も白地に映えるため、よく選ばれます。
封筒の適切なサイズ
返信用封筒を選ぶ際は、交換する文書のサイズに基づいて適切な封筒を選びましょう。
ビジネス文書は通常、A4サイズ(210mm × 297mm)またはB5サイズ(182mm × 257mm)です。
これらのサイズの用紙を折らずに封筒に入れる場合、それぞれのサイズに合った封筒は以下の通りです。
・A4用紙の場合:角2封筒(240mm × 332mm)
・B5用紙の場合:角3封筒(216mm × 277mm)
用紙を折る場合は、より小さい封筒を使用することもできます。
【用紙の封入方法について】
A4サイズの書類
→ 三つ折りにして「長3」封筒(120mm × 235mm)に入れます。
B5サイズの書類
→ 三つ折りにして「長4」封筒(90mm × 205mm)に入れます。
送付する際の封筒の種類によって、郵便料金が異なるため注意が必要です。
料金の区分は以下の通りです。
定型郵便:「長3」封筒と「長4」封筒
定形外郵便:「角2」封筒と「角3」封筒
定型郵便の場合、25gまでであれば82円、50gまでであれば92円の切手が必要です。
一方、定形外郵便では50gでも120円が必要で、料金が高くなります。
返信用封筒の入手方法
返信用封筒は、コンビニエンスストアや文具店で一般的な封筒として購入することができます。
購入する際は、用途に応じて適切な色やサイズを選びましょう。
まとめ
返信用封筒とは、書類を返送するために用意される特別な種類の封筒ではありません。
使用する目的に合わせて色を選ぶことも重要です。
また、郵便料金を抑えるためには定型郵便を利用するか、書類を折り曲げずに送るために定形外郵便を選ぶかが重要な選択肢となります。